Инструкция по заполнению паспорта архива организации

инструкция по заполнению паспорта архива организации
Размещение в приспособленных помещениях производится в установленном порядке после их экспертизы. Если поступившие документы являются частью фонда, уже имеющегося в архиве, то в соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому фонду ранее. Примечание. За единицу хранения микроформ на правах подлинников принимаются физически обособленные рулон микрофильма или комплекс микрофиш, хранящихся в одном конверте, вне зависимости от количества отснятых на нем дел и документов оригинала.


Принадлежность фонда к виду фонда определяется по составу включенных в него документов. Подлинные личные документы могут быть высланы заявителю ценным письмом. Экспертиза устанавливает пригодность помещения (огнестойкость, долговечность, прочность конструкции, техническая укрепленность), состояние помещения, наличие отопительных и вентиляционных систем. Федеральные архивы направляют свои массивы непосредственно в Росархив. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа, в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

Обязательными реквизитами описания являются: порядковый номер записи (номер дела), индекс дела, заголовок дела, указание на подлинность (копийность), крайние даты документов, количество листов в деле, аннотация документов. Отказ гражданину в доступе к документам о нем может быть обжалован в судебном порядке. При заполнении графы 1 следует иметь в виду, что в отчитывающейся организации не обязательно могут создаваться и храниться все группы НТД, предусмотренные строками 101 104. В случае отсутствия одной или нескольких групп в графе 1 против соответствующей строки делается прочерк.

Похожие записи: